LAPORAN PRAKERIN

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1       Pengelolaan Administrasi

4.1.1      Administrasi dan pelaporan

            Administrasi dan pelaporan perbekalaan farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalaan farmasi serta penyusunaan laporan yang berkaitan dengan perbekalaan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanaan,triwulan,semesteran atau tahunaan.

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiataan administrasi perbekalaan farmasi,tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berlaku kepada pihak yang berkepentingan.

4.1.1.1 Tujuan Pelaporan :

·         Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

·         Tersedianya informasi yang akurat.

·         Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran.

·         Surat dan laporan

·        Mendapat data atau laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan

·         Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalaan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif

4.1.1.2 Jenis-jenis Laporan

a.       Laporan Bulanan, meliputi : Laporan Narkotika dan Psikotropika, Laporan Pelayanan Informasi Obat (PIO).

b.      Laporan Triwulan, meliputi : Laporan Penggunaan Obat Generik, Laporan Stok Opname.

c.       Laporan Tahunan, meliputi : Laporan Kegiatan Pelayanan IFRS yang diserahkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah.

4.1.1.3 Evaluasi Penggunaan Obat :

4.1.1.3.1       Pemakaiaan obat keras.

            Pencatatannya dilakukan dengan proses input kedalam komputer setiap harinya,

4.1.1.3.2        Pemakaiaan obat narkotika dan psikotropika.

            Tiap pemakaiaan satu obat narkotika maupun psikotropika akan dicatat dikartu stock dan akan dilaporkan secara rutin.Surat pelaporan ini,akan dibuat satu bulan sekali dan akan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Semarang, serta arsip bagi IFRSUD Ungaran. Surat laporan narkotika terdiri dari laporan pemakaiaan narkotika dalam bentuk lampiran pelaporan narkotika harus dikirim selambat-lambatnya tanggal 10 pada bulan berikutnya.

4.2       Pengelolaan Pasien

4.2.1    Pasien  Rawat Inap

            Resep obat maupun alat kesehatan untuk pasien rawat inap berupa kartu obat yang dibawa oleh perawat ke instalasi farmasi. Petugas bagian pelayanaan kemudiaan akan mencatat nama pasien , jenis pasien (umum, BPJS, Jamkesda, Perusahaan) serta bangsal pasien dibuku ekspedisi rawat inap. Petugas bagian pelayanan kemudiaan akan menyiapkan etiket, lalu akan dilakukan pembillingan resep. Obat lalu akan disiapkan , obat yang telah disiapkan akan dicek kembali oleh petugas bagian evaluasi dan pngendaliaan mutu . Obat yang telah lolos pengecekan, akan dipisahkan tiap masing-masing bangsal. Setelah itu obat akan diserahkan kepada perawat dengan disertai tanda terima, selanjutnya perawat akan memberikan obatnya kepada pasien.

4.2.2       Pasien Rawat Jalan

            Pengelolaan resep pada pasien rawat jalan dibedakan menjadi pasien umum dan BPJS. Alur pelayanan resep rawat jalan sebagai berikut :

4.2.2.1  Pasien Umum

            Setelah resep diterima petugas , resep akan dikaji dari segi persyaratan administrasi dan persyarataan farmasi serta persyarataan klinis. Pasien kemudiaan akan diberi nomor urut antrian.

            Obat kemudiaan akan di periksa terlebih dahulu , apakah tersedia di instalasi atau tidak. Jika obat yang diminta tidak tersedia , pihak instalasi farmasi akan menggantinya dengan obat sejenis yang tersedia di instalasi farmasi, setelah sebelumnya mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada dokter penulis resep. Apabila ketersediaan obat telah di cek maka resep tersebut langsung di billing dan harganya dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada pasien.Jika obat tersebut,berupa racikan, maka pasien diperkenankan untuk membayar terlebih dahulu di kasir. Setelah pasien menunjukan bukti pembayaran obat akan disiapkan dan diracik. Namun untuk pasien yang membawa resep non racikan, pasien akan diperkenankan untuk membayar setelah obat disiapkan. Obat yang telah selesai disiapkan dan dibayar, lalu akan diserahkan kepada pasien, tentunya disertai dengan penjelasan informasi mengenai cara penggunaan obat.

4.2.2.2  Pasien BPJS

            Pasien menyerahkan resep ke petugas pelayanan resep BPJS disertai Surat Elegibilitas Peserta (SEP) sebagai tanda pasien dijamin oleh BPJS.

            Kemudian petugas pelayanan akan menyiapkan obat sesuai dengan resep. Setelah obat disiapkan obat dapat langsung diserahkan kepada pasien dan pasien diminta untuk tanda tangan di lembar resep pada kolom  penerima obat. Pasien tidak dikenakan biaya untuk jenis obat dan alat kesehatan yang sesuai dengan daftar obat yang dipertanggungkan. Pada rawat jalan BPJS pasien dengan penyakit kronis diminta untuk selalu membawa buku obat setiap kali mengambil obat.

4.3       Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat merupakan suatu siklus yang dimulai dari seleksi / pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

Tujuan pengelolaan :

1.      Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.

2.      Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan.

3.      Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi.

4.      Mewujudkan sistem informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna.

5.      Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

4.3.1    Seleksi / Pemilihan

            Dalam pengelolaan obat, tahap pertama yang harus dilalui sebelum pengadaan adalah tahap seleksi, yakni tahap memilih jenis dan jumlah obat yang akan di pesan sesuai kebutuhan. Tahap seleksi ini berdasarkan pada :

a.       Formularium RSUD Ungaran yang disusun oleh Panitia Farmasi Terapi.

b.      Formularium Nasional yang dikeluarkan oleh Kemenkes Republik Indonesia.

c.       Daftar obat e-catalog.

4.3.2    Perencanaan

            Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga obat yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar – dasar perencanaan yang telah ditentukan. Tujuan diadakannya kegiatan perencanaan adalah agar memperoleh sesuatu yang dalam hal ini adalah obat sesuai dengan kebutuhan.

4.3.2.1  Metode Perencanaan

Metode perencanaan yang digunakan oleh RSUD Ungaran adalah metode kombinasi dari konsumsi dan epidemiologi.

1.      Metode Konsumsi, yaitu suatu metode perencanaan yang didasarkan pada penggunaan perbekalan farmasi pada periode sebelumnya.

2.      Metode Epidemiologi, yaitu suatu metode perencanaan yang didasarkan pada pola penyakit masyarakat sekitar yang dilihat dari data yang ada.

3.      Metode kombinasi dari konsumsi dan epidemiologi, yaitu metode perencanaan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi.

4.3.2.2  Kegiatan–kegiatan yang Dilakukan dalam Perencanaan

1.      Pemilihan atau seleksi obat

Pemilihan obat berdasarkan pada formularium obat yang sesuai dengan keputusan Direktur RSUD Ungaran no.445/13.1/V/2011. Formularium adalah himpunan obat yang diterima/disetujui oleh Panitia Farmasi dan Terapi untuk digunakan di rumah sakit dan dapat direvisi pada setiap batas waktu yang ditentukan. Pemilihan obat di era BPJS ini berpedoman pada Formularium Nasional (FORNAS) yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan Republik Indonesia dan Daftar Obat e-catalog.

2.      Penganggaran

Jenis anggaran yang terdapat di RSUD Ungaran dibagi menjadi :

a.       Umum

b.      BPJS

c.       JAMKESDA

Perencanaan dikatakan baik bila pembelian memenuhi beberapa ketentuan :

a.       Komposisi produk sesuai dengan kebutuhan ( mampu melayani jenis obat yang diperlukan pasien )

b.      Jumlah pembelian untuk keperluan rutin 1 bulan telah menunjukkan keseimbangan dengan penjualan secara proposional

4.3.2.3 Macam-macam Analisis dalam Tahap Perencanaan

1.       Analisis V-E-N

V : Vital

            Merupakan kelompok obat yang harus ada ,karena merupakan obat yang dapat menyelamatkan nyawa dan bersifat emergency .Contoh : ABU Injeksi

E : Esensial

            Merupakan kelompok obat yang dapat menyebuhkan penyakit atau bekerja secara kausal. Contoh : Antibiotik.

N : Non esensial

            Merupakan kelompok obat yang dapat digunakan untuk mengatasi keluhan ringan.Contoh: Vitamin.

2.      Analisis pareto ABC

A : Kelompok obat yang menggunakan alokasi dana paling besar sekitar 80% dari total dana.

B : Kelompok obat yang menggunakan alokasi dana sekitar 20% dari total dana.

C : Kelompok obat yang menggunakan alokasi dana sekitar 10% dari total dana.

3.     Analisis campuran antara analisis V-E-N dan pareto ABC

Dimana obat yang dibeli sesuai kebutuhan pasien dengan obat golongan vital (V) dan bernilai kebutuhan tinggi (kelompok A) di dahulukan.

4.3.3    Pengadaan

            Pengadaan merupakan kegiatan untuk menyediakan atau merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui :

1.      Pembelian barang secara langsung dari distributor/rekanan/Pedagang Besar Farmasi (PBF).

2.      Droping atau Sumbangan atau Hibah Obat Program.

3.      Produksi atau Pengemasan Kembali

            Pembelian yang dilakukan oleh RSUD Ungaran diutamakan menggunakan distributor utama karena distributor utama memiliki modal yang kuat dan cepat dalam pengiriman.

4.3.3.1  Prosedur pengadaan obat

            Panitia pengadaan obat melakukan pemesanan obat ke PBF dengan menulis SP yang diserahkan ke sales kemudian oleh sales dikirimkan ke PBF. Setelah PBF menerima SP lalu dilakukan pengiriman barang ke instalasi farmasi yang diterima oleh panitia pemeriksa obat. Setelah obat diperiksa dan sesuai SP yang dikirim, faktur yang sudah diterima kemudian ditanda tangani oleh panitia penerima obat dan faktur yang asli dikembalikan kepada PBF. Obat yang telah diterima oleh panitia penerima obat kemudian disimpan di gudang.

            Untuk obat yang tercantum dalam daftar e-catalog, panitia pengadaan akan melakukan pemesanan obat secara online atau disebut juga e-purchasing. Panitia pengadaan obat akan membuat Surat Pesanan online yang kemudian akan dikirim kepada PBF terkait.

4.3.4    Penerimaan

            Kegiatan ini dilakukan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian,melalui pembelian langsung atau dropping obat program.

4.3.4.1  Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi

1.      Harus sesuai surat pesanan dan faktur pembelian.

2.      Harus teliti barang rusak atau tidak dan tanggal kadaluwarsa.

3.      Bila tidak sesuai pesanan atau rusak segera dikembalikan kepada distributor/rekanan.

4.3.5        Penyimpanan

            Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan :

1.      Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya.

2.      Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya.

3.      Mudah tidaknya meledak/terbakar.

4.      Tahan/tidaknya terhadap cahaya.

4.3.5.1  Tujuan penyimpanan obat

1.      Menjamin mutu obat agar tetap baik

2.      Memudahkan dalam pencarian

3.      Memudahkan dalam pengawasan persediaan atau stock barang kadaluarsa

4.      Menjamin keamanan dari pencurian dan kebakaran

4.3.5.2  Metode penyimpanan    

1.      Metode FIFO (First In First Out), yaitu metode penyimpanan dengan sistem dimana obat yang masuk lebih dahulu harus keluar lebih dahulu.

2.      Metode FEFO (First Expired First Out), yaitu metode penyimpanan dengan sistem dimana obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih pendek maka dikeluarkan lebih awal.

4.3.5.3  Secara teknis penyimpanan di RSUD Ungaran berdasarkan :

1.      Suhu atau kestabilan dalam cuaca

2.      Berdasarkan urutan abjad

3.      Berdasarkan bentuk sediaan

4.      Berdasarkan jenis anggaran (Umum. BPJS, JAMKESDA)

4.3.6    Distribusi

            Kegiatan mendistribusikan obat di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

4.3.6.1 Tujuan distribusi :

1.      Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat yang dibutuhkan.

2.      Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.

3.      Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan progam kesehatan.

4.3.6.2  Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan :

1.      Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada

2.      Metode sentralisasi dan desentralisasi

3.      Sistem floor stock,resep individu,dispensing dosis unit atau kombinasi

4.3.6.3  Macam – macam sistem distribusi

1.      Sistem Floor stock, yaitu obat sudah ada di tempat atau ruangan yang bisa diambil langsung jika sewaktu – waktu dibutuhkan atau seperti obat-obat emergency, nebule, anestesi, live saving, dan BHP.

2.      Sistem resep perorangan, yaitu pelayanan obat kepada pasien yang datang membawa resep dari dokter setelah melakukan pengobatan melalui poli-poli yang ada di RSUD Ungaran ataupun resep yang datang dari IGD, IBS, dan ruangan atau bangsal.

3.      Sistem satuan dosis, yaitu pemberian obat kepada pasien dengan satuan dosis tertentu seperti di RSUD Ungaran yang menggunakan dosis harian (One Day Dose Dispensing)

4.      Gabungan dari kedua sistem (floor stock dan peresepan perorangan).

4.3.6.4  Distribusi di RSUD Ungaran

            Distribusi di RSUD Ungaran dibagi menjadi dua, yaitu :

1.      Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pelanggan rawat inap. Merupakan kegiatan pendistribusian obat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan rawat inap di rumah sakit.

2.      Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pelanggan rawat jalan. Merupakan kegiatan pendistribusian obat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan rawat jalan di rumah sakit.

4.3.7    Pelayanan informasi obat

Merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh apoteker untuk memberikan informasi secara akurat dan terkini kepada dokter, perawat, profesi kesehatan lainnya serta pelanggan.

4.3.7.1  Tujuan

1.      Menyediakan informasi mengenai obat kepada pelanggan dan tenaga kesehatan di lingkungan Rumah Sakit.

2.      Menyediakan informasi untuk membuat kebijakan-kabijakan yang berhubungan dengan obat terutama bagi Panitia Farmasi dan Terapi.

3.      Meningkatkan profesionalisme apoteker.

4.      Menunjang terapi obat yang rasional.

4.3.7.2  Kegiatan

1.      Memberikan dan menyebarkan informasi kepada konsumen secara aktif dan pasif.

2.      Menjawab semua pertanyaan dari pelanggan atau tenaga kesehatan melaui telepon, surat dan tatap muka.

3.      Menyediakan informasi bagi Panitia Farmasi dan Terapi sehubungan dengan penyusunan Formularium Rumah Sakit.

4.      Bersama dengan Penyuluh Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit (PKMRS) melakukan kegiatan penyuluhan bagi pelanggan rawat inap dan rawat jalan.

5.      Melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga farmasi dan tenaga kesehatan lainnya.

4.3.8    Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak, kadaluwarsa atau ditarik dari peredaran

4.3.8.1  Pengelolaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa

Pengelolaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa adalah tata cara pemantauan dan pencegahan perbekalan farmasi agar tidak menjadi kadaluwarsa. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah meminimalkan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa.

4.3.8.1.1        Kebijakan

            Pelayanan farmasi untuk mencegah dan meminimalkan perbekalan farmasi menjadi kadaluwarsa.

4.3.8.1.2        Prosedur pelaksanaan

a.       Setiap melakukan stock opname perbekalan farmasi sekaligus dilakukan pengecekan waktu kadaluwarsa.

b.      Dibuat data perbekalan farmasi yang mendekati waktu kadaluwarsa yaitu 3-6 bulan sebelum waktu kadaluwarsa.

c.       Data tersebut dibuat jurnal dan diinformasikan kepada PFT dan Komite Medik untuk dapat digunakan terlebih dahulu.

d.      Jurnal disampaikan ke bagian pengadaan dan di usahakan untuk bisa ditukarkan dengan perbekalan farmasi sejenis yang masa kadaluwarsanya lebih panjang.

e.       Apabila pada akhirnya perbekalan farmasi kadaluwarsa atau rusak maka disiapkan prosedur penghapusan dan pemusnahan perbekalan farmasi.

            Unit-unit yang terkait  dalam hal ini adalah Bagian Pengadaan, Gudang Farmasi, Komite Medik dan PBF.

4.3.8.2  Penghapusan pebekalan farmasi yang kadaluwarsa atau rusak.

      Kegiatan penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa atau rusak milik Pemerintah Daerah Kabupaten Semarang dari tanggung jawab berdasarkan peraturan yang berlaku.

      Tujuan kegiatan penghapusan adalah penghapusan pertanggung jawaban petugas dan menghindarkan dari pembiayaan dalam pengelolaan perbekalan farmasi yang sudah tidak layak pakai.

1.      Kebijakan tantang penghapusan:

Melakukan penghapusan perbekalan farmasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2.      Prosedur pelaksanaan penghapusan :

a.       Menyusun daftar perbekalan farmasi yang akan dihapuskan beserta alasannya.

b.      Melaporkan kepada atasan mengenai perbekalan farmasi yang akan dihapuskan.

c.       Membuat permohonan penghapusan perbekalan farmasi yang     kadaluwarsa dan rusak kepada Pemerintah Kabupaten Semarang.

d.      Turun persetujuan penghapusan dalam bentuk Surat Keputusan             Bupati Semarang.

e.       Turun perintah penghapusan dalam bentuk Surat Keputusan Sekda Kabupaten Semarang.

f.       Melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi sesuai peraturan.

Unit-unit yang terkait dalam hal ini adalah Pimpinan RSUD Ungaran, Instalasi Farmasi, Panitia penghapusan Pemerintah Kabupaten Semarang, dan pengelola aset RSUD Ungaran.

4.3.8.3  Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak.

            Merupakan suatu kegiatan untuk memusnahkan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak sesuai peraturan yang berlaku. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah menjaga keselamatan dan menghindari bahaya akibat perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak serta mencegah pencemaran lingkungan.

Prosedur pelaksanaan pemusnahan :

1.      Turun Surat Keputusan Perintah penghapusan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak dari Pemerintah Kabupaten Semarang.

2.      Menentukan waktu dan cara pemusnahan dengan meperhatikan ketentuan yang berlaku.

3.      Membuat undangan ke Panitia Penghapusan Barang Milik Pemerintah Kabupaten Semarang dan bagian aset RSUD Ungaran.

4.      Menyiapkan perbekalan farmasi yang akan dimusnahkan.

5.      Melaksanakan pemusnahan sesuai dengan cara yang disetujui misalnya dengan cara dibakar di incenerator.

6.      Membuat berita acara pemusnahan.

7.      Menyampaikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada atasan dan Pemerintah Kabupaten Semarang.

              Unit-unit yang terkait dalam hal ini adalah Pimpinan RSUD Ungaran, Instalasi Farmasi, Petugas aset RSUD Ungaran, Panitia penghapusan barang milik daerah.